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Willkommen auf unserem Blog! Hier berichten wir über Kommunikation, Kreativität, multimediale Inhalte, digitale Strategien und unsere Arbeit bei Allison + Partners.

9 APRIL 2020 //     

Produktivität für Büro und Home Office: 7 Ideen für optimiertes Zeitmanagement

In aktuellen Coronazeiten ist Zeitmanagement vielleicht noch wichtiger als im normalen Alltag. Schließlich sitzen sehr viele derzeit im Home Office und müssen ihren Arbeitsablauf komplett neu sortieren, da gewohnte Routinen und die schnelle Kommunikation über Schreibtische hinweg erst einmal wegfallen.

Also planlos vor der To-Do-Liste sitzen, die Hände über dem Kopf zusammenschlagen und vor lauter Stress verzweifeln? Das muss nicht sein! Oft liegt der anhaltende Stresspegel nämlich nicht an einer überbordenden Flut an Aufgaben, sondern an einer optimierbaren Herangehensweise. Und gerade jetzt ist es besonders wichtig, sich neu zu strukturieren. Jeder Tag hat 86.400 Sekunden und es liegt an uns, wie wir sie nutzen. Mit den folgenden Tipps können Sie die Art und Weise, wie sie an Aufgaben herangehen, von Grund auf ändern - und so das Stresslevel nachhaltig senken.

Aufgaben planen

Montags Stress pur und ab Mittwoch nichts mehr zu tun? Vorausschauend planen lautet die Devise – so vermeidet man Tage voller Stress und Zeitdruck und schafft ein möglichst gleichbleibendes und machbares Arbeitspensum. Damit arbeitet man nicht nur produktiver, man ist im Durchschnitt auch schneller fertig. Schritt 1:  Übersicht verschaffen. Am besten schreibt man die anstehenden Aufgaben am Wochenanfang in Listenform auf. Daraus erstellt man sich einen Wochenplan, in dem die Aufgaben – je nach Priorität und Deadline - auf die einzelnen Tage verteilt werden. Mit etwas Übung kann man auch Tagespläne erstellen, die genau festlegen, in welchem Zeitfenster man welche Aufgabe erledigt.

Delegieren – Die Eisenhower-Matrix

Man sollte und kann sehr oft gar nicht alles alleine abarbeiten. Deshalb ist es umso wichtiger, die Aufgaben im Team zu verteilen. Dabei lohnt sich ein Blick auf die Stärken der einzelnen Teammitglieder. So kann man die Aufgaben auf die jeweiligen Spezialisten verteilen, sodass sie bestmöglich und effizient umgesetzt werden. Und anschließend kann jedes Teammitglied sich die Eisenhower-Matrix zur Hand nehmen und die einzelnen Aufgaben ordnen. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in die die Aufgaben je nach ihrer Dringlichkeit und Relevanz einsortiert werden: eilig und wichtig, eilig aber unwichtig, nicht eilig aber wichtig, nicht eilig und unwichtig. Die Aufgaben aus dem ersten Feld werden zuerst erledigt, die Aufgaben im letzten Feld kann man getrost beiseitelegen und angehen, wenn mal wieder etwas Luft ist.

 

Wichtig

Unwichtig

Eilig

Erledigen

Delegieren

Nicht eilig          

Terminieren           

Ablegen

 

Die 72-Stunden-Regel

Sie ist dazu da, um den inneren Schweinehund zu besiegen. Denn alles, was man sich vornimmt, sollte man innerhalb von 72 Stunden beginnen, sonst sinkt die Chance, das Projekt je anzugehen auf etwa ein Prozent. Wer mit Herzblut und Leidenschaft ein Projekt auf die Beine stellen will, der möchte auch umgehend damit loslegen. Deshalb halten erfolgreiche Menschen den Abstand zwischen Entschluss und Erledigung möglichst gering.

Die SMART-Methode

Sie soll helfen, Ziele möglichst realistisch einzuschätzen und anschließend sinnvolle Fristen zu setzen. Bereits 1956 wurde diese Methode entwickelt und findet seitdem in zahlreichen Unternehmen Gebrauch.

Spezifisch – Ziele so konkret wie möglich formulieren;
Messbar – an qualitativ und quantitativ messbaren Fakten orientieren;
Attraktiv – Die Planung soll Lust auf das Projekt und die Zielerreichung machen;
Realistisch – Was man sich vornimmt, muss mit der gegebenen Zeit und den Mitteln auch erreichbar sein;
Terminiert – Zeitliche Rahmen setzen: Was muss bis wann erledigt werden?

Prioritäten setzen mit der 40-30-20-10-Regel

Diese Regel ähnelt der oben beschriebenen Eisenhower-Matrix: Was ist wichtig und was kann noch etwas warten? Prioritäten setzen hilft dabei, den Aufgaben die angemessene Zeit zu widmen. Definieren Sie zu Arbeitsbeginn die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Dann investieren Sie 40 Prozent der Zeit in die wichtigste Aufgabe, 30 Prozent der Zeit in die Aufgabe mit Priorität 2, 20 Prozent der Zeit gehört der Aufgabe mit Priorität 3 und die übrigen 10 Prozent der Zeit bleibt für die restlichen Aufgaben.

Routinen schaffen und zu Gewohnheiten werden lassen

Auch in einem so abwechslungsreichen Arbeitsumfeld wie dem der Kommunikation ist es möglich, Routinen zu entwickeln. Diese helfen dabei, konzentrierter zu arbeiten und weniger anfällig für Ablenkungen zu sein. Außerdem üben Routinen einen unterbewussten Druck aus, da sie ein schlechtes Gewissen verursachen können, wenn man davon abweicht. Durch die Kraft der Gewohnheit ist es wahrscheinlicher, dass man sich an die geregelten Tagesabläufe hält.

Und so könnte eine Arbeitsroutine im Agenturalltag aussehen: Morgens Joggen, dann in die Arbeit, alle Kollegen begrüßen, 20 Minuten E-Mails bearbeiten, die unangenehmste Aufgabe des Tages abarbeiten (Eat the Frog), zwei Stunden Deep Work (Artikel schreiben o,ä.), Telefonanrufe tätigen, Mittagspause, Spaziergang, …

Erfolgskontrolle

Werfen Sie nach getaner Arbeit einen Blick auf Ihr Werk. Sind Sie mit dem Ergebnis und dem Weg dorthin zufrieden? Welche Dinge sollte man anders tun, welche weglassen? Wie kann man die Arbeitsweise optimieren? Falls Verbesserungsmöglichkeiten erkennbar sind, sollte die Strategie optimiert werden. Oft reicht es, die Prioritäten anders zu setzen, oder eine andere Herangehensweise zu testen.

 

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