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Willkommen auf unserem Blog! Hier berichten wir über Kommunikation, Kreativität, multimediale Inhalte, digitale Strategien und unsere Arbeit bei Allison + Partners.

25 MARCH 2020 //     

Podcast: Wie Führungskräfte dafür sorgen können, dass Home Office gelingt

Aufgrund der aktuellen Gesundheitslage durch das Corona-Virus steigen viele Unternehmen, soweit möglich, auf Home Office um. Deshalb sollten Firmen darüber nachdenken, wie sie Mitarbeiter in den Arbeitsalltag mit einbeziehen können – selbst, wenn diese aus der Ferne arbeiten. Wir befassen uns mit diesem Thema in der neuesten Episode unseres Podcasts "Kopfstand" und geben drei Tipps, wie Home Office funktioniert. 

Podcast: Interne Kommunikation vs. #COVID-19

Wie gelingt es, die interne Kommunikation positiv und erfolgreich zu gestalten, während fast jeder im Home Office ist und wegen COVID-19 nicht weiß, wie es überhaupt weitergeht? Was sind die Do's und Dont's und wie kann man die Arbeitsmoral im Home Office hochhalten? Außerdem: Welche Best Practices gibt es fürs Home Office? Und wie gelingt der Spagat zwischen Teamwork und räumlicher Distanz? All diesen Fragen widmet sich die neue "Kopfstand"-Episode, zu hören bei SpotifyiTunes und YouTube.

1. Klare Erwartungen und regelmäßige Interaktion

Sobald die Entscheidung für die Arbeit von Zuhause aus gefallen ist, ist eine effektive Kommunikation zwischen Führungspersönlichkeiten und Mitarbeitern essenziell. So erhält man den Geschäftsbetrieb aufrecht und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter eingebunden fühlen. Im Team sollte man die Erwartungen an die gemeinsame Fernarbeit genau definieren. Eine einfache Möglichkeit, um die interne Kommunikation zu verbessern, sind häufige Absprachen. Falls ein Mitarbeiter normalerweise täglich Bericht erstattet oder persönlich mit seinem Vorgesetzten spricht, sollte man sich im Home Office zwei bis drei Mal täglich austauschen.

So bleibt jeder auf dem Laufenden, ohne dass der Arbeitsalltag übermäßig oft unterbrochen wird. Mit Videokonferenz-Tools oder internen Kommunikationsprogrammen wie Slack oder Microsoft Teams wird die Arbeit aus der Ferne effektiver.

Außer mit Richtlinien zur Kommunikation sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter im Krisenfall auch mit aktuellen Informationen, wie etwa über COVID-19, die WHO-Richtlinien und die aktuellen Anweisungen des Robert-Koch-Instituts, versorgen. Dadurch wird gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Informationen hat. Außerdem kann man so die Mitarbeiter ein wenig beruhigen.

2. Evaluation der aktuellen internen Kommunikationsstrategie

Nicht nur für Mitarbeiter bedeutet Home Office eine Umstellung: Auch für Führungskräfte ändert sich die alltägliche Arbeitsweise. In einer Krisensituation müssen Führungsteams in der Regel häufiger miteinander, mit direkten Vorgesetzten und allen anderen Mitarbeitern kommunizieren. Dies kann beispielsweise durch unternehmensweite E-Mails, Telefonkonferenzen, Newsletter oder andere Kommunikationsmöglichkeiten, die alle Mitarbeiter erreichen, geschehen. Unabhängig von der Plattform, die für die Kommunikation genutzt wird, sollte man transparent gegenüber Mitarbeitern sein. Gleichzeitig aber müssen Führungskräfte Souveränität ausstrahlen und dafür sorgen, dass keine Panik ausbricht.

Führungskräfte sollten sich auch bewusst sein, dass plötzliche Veränderungen wie die schnelle Umstellung auf Fernarbeit nur selten reibungslos verlaufen. Mitarbeiter benötigen Unterstützung in vielerlei Hinsicht, beispielsweise technischen Support oder Anpassungen der Arbeitszeit. Damit der Geschäftsbetrieb möglichst wenig unterbrochen wird, sollten Mitarbeiter und Führungskräfte zusammen eine Strategie erarbeiten, die für alle funktioniert.

3. Planung ist alles

In Krisensituationen kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter ausfallen. Auch in dieser Angelegenheit ist eine verstärkte Kommunikation zwischen Führungspersonen und den wichtigsten Interessengruppen erforderlich. Im Idealfall haben die Verantwortlichen bereits Notfallpläne entwickelt – auch für den Fall, dass eine Führungskraft nicht mehr arbeitsfähig ist. Die Kommunikation an interne und externe Adressaten sollte im Voraus geplant werden. Auch in Krisenzeiten spielen finanzielle Gesichtspunkte eine Rolle, denn Unternehmen schützen ihr wichtigstes Kapital – die Mitarbeiter.

Um den Geschäftserfolg auch im Home Office sicherzustellen, benötigen sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte uneingeschränkten Zugang zu Anwendungen, die sie tagtäglich bei der Arbeit verwenden – einschließlich des Zugriffs auf alle internen Datenbanken, Kundendienstsysteme und Programme zur Personalverwaltung.

Absprachen zur Auslastung der Mitarbeiter und Evaluationen der Leistungen sollten regelmäßig stattfinden, ebenso wie die Kommunikation der Geschäftsergebnisse an Kunden und andere Interessensgruppen. So kann man die Produktivität und den Erfolg des Unternehmens sicherstellen.

Krisen können unvorhergesehen auftreten und fordern alle Beschäftigten gleichermaßen heraus. Das Beste, was Führungskräfte nun tun können, ist die Gewährleistung der regelmäßigen und klaren Kommunikation von oben nach unten. Zudem sollten Notfallpläne entwickelt werden und der Fokus darauf liegen, trotz der Fernarbeit einen möglichst normalen Geschäftsalltag aufrecht zu erhalten.

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