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31 March 2021  //       //  Opinion

Eat the Frog – Aufgaben richtig priorisieren

In einer Zeit der ständigen Informationsüberflutung kann man sich mit seiner To-Do-Liste schnell verloren fühlen – mal lenkt eine wichtige E-Mail ab, mal führt ein Anruf zu einer neuen Aufgabe. So scheint die Liste einfach kein Ende zu haben. Die wichtigste Frage ist dann: Wie schaffe ich es, mich nicht mehr von meiner Liste kontrollieren zu lassen, sondern sie wieder in den Griff zu bekommen? Das Zauberwort lautet Priorisierung. In diesem Blogpost haben wir unsere Tipps und Tricks gesammelt, die wir nutzen, um unsere Aufgaben zu priorisieren und wieder Herr unserer To-Do‘s zu werden.

Richten Sie Ihren Fokus richtig aus

Zunächst einmal muss man verstehen, dass jeder seinen natürlichen Tagesrhythmus hat. Dieser ist von Mensch zu Mensch verschieden, läuft aber nach einem ähnlichen Schema ab: Wir haben Zeiten, in denen wir uns besser konzentrieren können und Zeiten, in denen uns das schwerer fällt. Wann Sie persönlich Ihre besten Zeiten haben, hängt auch damit zusammen, ob Sie eher die Nachteule oder der frühe Vogel sind. Kommen Sie morgens leicht aus dem Bett, sind aber dafür abends früher müde, sind Sie logischerweise auch vormittags kreativer. Sind Sie eher ein Langschläfer und kommen erst nachmittags richtig in Schwung, sollten Sie Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, später anpacken. Legen Sie sich also bewusst die großen, schwierigen To-Do‘s in diese Fokuszeiten, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass diese Aufgabe auch erfolgreich und mit Leichtigkeit gemeistert wird.

„Ach, kein Thema. Das mache ich nebenbei.“ Kommen Ihnen solche Aussagen bekannt vor – vielleicht auch von Ihnen selbst? Das Problem dabei ist jedoch: Sie machen es nicht nebenbei. Unser Gehirn ist darauf ausgerichtet, maximal vier Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Das ist ähnlich wie bei Internet-Browsern. Haben Sie viele Tabs gleichzeitig geöffnet, reagiert Ihr Browser langsamer. Ihr Hirn funktioniert ähnlich. Forscher haben herausgefunden, dass zumeist bereits ein Slot in unserem Arbeitsgedächtnis darauf verwendet wird, aktiv nicht auf unser Handy zu sehen, wenn es in Reichweite liegt. Für alle anderen Aufgaben haben wir somit nur noch drei Slots offen. Aufpoppende E-Mails und Musik im Hintergrund müssen übrigens auch aktiv von unserem Hirn ignoriert werden – schon sind zwei weitere Slots im Arbeitsspeicher belegt.

Vergessen Sie also das Multitasking-Märchen. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe und machen Sie diese vernünftig zu Ende, bevor Sie mit einer weiteren anfangen. Verlieren Sie dabei aber nicht den Überblick, welche Aufgabe wann abgeben werden muss und welche Sie erst einmal vertagen können.

Mit der ALPEN-Methode Berge überwinden

Auch wenn es so wirken mag, diese Methode ist keine Best Practice fürs Bergsteigen. Mit ihr können Sie in fünf Schritten Ihre Arbeitszeit effizienter gestalten.

Aufgaben aufschreiben: Erstellen Sie eine To-Do-Liste.
Länge abschätzen: In einem zeitlich begrenzten Rahmen arbeiten wir konzentrierter und effektiver.
Pufferzeiten festlegen: Oft geschieht etwas Unvorhergesehenes – und wenn es einfach nur ein längeres Gespräch an der Kaffeemaschine ist. Planen Sie etwas mehr Zeit ein, um genügend Puffer zu haben.
Entscheidungen treffen: Setzen Sie die richtigen Prioritäten und machen das wichtigste zuerst.
Nachkontrollieren: Wie lief Ihr Tag, was können Sie für den nächsten mitnehmen?

Von Fröschen im Weg

Mark Twain sagte einmal: „Iss gleich morgens einen lebenden Frosch und für den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres widerfahren.“ Ob Sie dafür jetzt unbedingt in einen Delikatessen-Laden laufen und sich mit Fröschen eindecken müssen, darf an dieser Stelle bezweifelt werden. Auf Ihren Arbeitstag übertragen bedeutet es nämlich etwas anderes: Jeder von uns hat Aufgaben, die er oder sie gerne lange vor sich herschiebt. Diese Aufgaben sind meistens lästig und man drückt sich so lange davor, wie es nur geht. Dabei ist das die völlig falsche Herangehensweise. Denken Sie doch nur einmal daran, wie viel Energie Sie verschwenden, diese Aufgabe vor sich her zu schieben. Wenn Sie allein diese Energie nutzen, um die Aufgabe zu erledigen, setzen Sie im Nachhinein noch viel mehr Energie frei – denn schlimmer kann es ja nicht mehr werden.

A – B – C – Papierkorb

Oft sind es gar nicht die unangenehmsten Aufgaben, die uns Energie kosten. Allzu häufig verschwenden wir Zeit mit unwichtigen Aufgaben, die uns von unseren Zielen abhalten. Mit der ABC-Analyse können Sie lernen, Ihre To-Do-Liste richtig zu untergliedern. Das Wichtigste dabei: Behalten Sie immer Ihr Ziel im Blick. Bei der ABC-Analyse stellen Sie sich vor jeder Aufgabe dieselben zwei Fragen: „Ist das wichtig?“ und „Ist es dringend?“. Ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, entscheidet bereits, ob Sie sich ihr annehmen sollen oder nicht. Ist die Aufgabe wichtig und dringend, sollten Sie sie sofort erledigen (Kategorie A). Ist sie nicht dringend, kann sie getrost zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden (B). Ist eine Aufgabe nicht so wichtig, dafür aber dringend, sollten Sie Ihre Kollegen fragen, ob jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann (C). Ist sie weder wichtig noch dringend, sollten Sie die Aufgabe zumindest vorübergehend verwerfen (Papierkorb). Diese Analyse können Sie im Übrigen nach jeder erledigten Aufgabe neu durchführen – vielleicht haben sich ja Prioritäten oder Kapazitäten verschoben?

Erst die Arbeit, dann das Vergnügen

Was wir alle mindestens einmal von unseren Müttern gehört haben, kann auch auf die Arbeit übertragen werden. Es soll ja vorkommen, dass es Aufgaben gibt, die einem Spaß machen. Wenn Sie diese jedoch gleich zu Beginn von Ihrer To-Do-Liste streichen, schieben Sie Ihren Frosch nur vor sich her – und Ihr Tag wird immer schlimmer. Sie können also die Frosch-Methode und die ABC-Analyse verbinden. Machen Sie sich zuallererst an die dringendsten und wichtigsten Aufgaben ran. Damit schaffen Sie sich Zeitdruck vom Hals. Essen Sie danach Ihren Frosch, dann kann es nur noch bergauf gehen. Sobald das erledigt ist, können Sie sich auf die Aufgaben stürzen, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen und schnell erledigt werden können. Beantworten Sie einen Anruf oder eine E-Mail und weiter geht’s. Anschließend können Sie die Aufgaben angehen, die Ihnen Freude bereiten. Meistens sind das nämlich die Dinge, die nicht zwangsläufig heute erledigt werden müssen, bei denen Sie sich aber doch freuen würden, wenn sie nicht mehr auf Ihrer Liste stehen. Werfen Sie abschließend noch mal einen Blick auf Ihren Arbeitstag, dann werden Sie voller Stolz feststellen, was Sie alles erreicht haben.

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