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JUNE 22, 2018 //     

6 Tipps für mehr Produktivität im Arbeitsalltag

Wer kennt das nicht, morgens klingelt der Wecker, doch eigentlich will man noch gar nicht wirklich aufstehen und selbst, wenn man endlich am Schreibtisch sitzt, fehlt einem an manchen Tagen die Motivation, etwas zu tun. Gegen diese Prokrastination am Arbeitsplatz haben wir sechs Tipps zusammengestellt, mit denen man den inneren Schweinehund leichter überwinden kann.

1. S-M-A-R-T – Ziele machen produktiv

Ohne Ziel vor Augen, ist es oft schwer, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Deshalb ist es wichtig, unangenehme Aufgaben so genau wie möglich zu definieren und kleine Etappenziele festzulegen. Die Ziele sollten Spezifisch-Messbar-Angemessen-Realistisch-Terminiert sein. Wie zum Beispiel unser Blog:

Spezifisch: Unternehmensblog beleben und mit interessanten Blogartikeln füttern

Messbar: Ein Artikel pro Woche – Don’t break the chain!

Angemessen: Mindestens drei Absätze mit Zwischenüberschriften und einem schönen Bild

Realistisch: Manche Posts sind arbeits- und rechercheintensiv, andere schreiben sich schneller. Wir versuchen immer wieder Beiträge einzustreuen, die schneller von der Hand gehen, zum Beispiel zum Thema Essen im Büro.

Terminiert: Wir wollen spätestens am Freitag der Woche, einen Artikel hochladen

2. Pomodoro – Produktivität dank Pausen

Die Pomodoro-Technik ist prädestiniert für chronische Prokrastinierer – Dabei rafft man sich einige Minuten auf, wirklich etwas zu tun und belohnt sich schon ein paar Minuten später mit der ersten Pause. Im klassischen Pomodoro-Stil sieht das folgendermaßen aus: 25 Minuten Arbeit – 5 Minuten Pause – und nach der vierten Arbeitseinheit folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Es gibt zahlreiche Apps, die einen bei dieser Technik unterstützen, bei vielen kann man die Zeiten sogar selbst eintragen, wenn man beispielsweise kürzere Verschnaufpausen bevorzugt.



3. Erst die Arbeit, dann das Vergnügen

Hinter der Redewendung versteckt sich tatsächlich eine Taktik zur Förderung der Produktivität! Hier heißt es nämlich: Aufgaben, die weniger Spaß machen, zuerst arbeiten, dann bleiben für den Rest des Tages genau die Dinge übrig, auf die man eigentlich Lust hat. So vergeht das „Vor-sich-herschieben“ und unangenehme Aufgaben vergehen viel schneller. Der Kopf bleibt frei für die positiven Dinge.

4. Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip

Oft stehen viel zu viele Dinge auf der ToDo-Liste und man zerbricht sich so lange den Kopf, was man zuerst erledigen soll, bis die Zeit nicht mehr für alles ausreicht. Da hilft das Eisenhower-Prinzip: Hier werden alle Aufgaben in Kategorien eingeteilt:

  • Priorität: Dringend und wichtig
  • Priorität: Nicht dringend, trotzdem wichtig
  • Priorität: Dringend, aber unwichtig
  • Priorität: Nicht dringend und unwichtig

Damit stellt man sicher, dass nichts unter den Tisch fällt, und wenn doch, dann ist es wahrscheinlich von niedriger Priorität und hat auch noch Zeit. Auch Aufgaben, die von anderen kommen, sollte man danach beurteilen. Selbst wenn der Kollege es in seinen Augen als dringlich erachtet, muss man sich überlegen, ob man die Aufgabe vielleicht etwas nach hinten schieben kann, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen. Tipp: Manche Sachen kann man auch weiterdelegieren!

5. Pareto 80/20 – Mehr erledigen in kürzester Zeit

Laut Vilfredo Pareto, einem französischen Ökonomen aus dem 19. Jahrhundert, kann man Aufgaben in 20 Prozent der Zeit zu 80 Prozent erledigen. Die restlichen 80 Prozent der Zeit verbringt man für den Feinschliff und die Perfektion, also die übrigen 20 Prozent der Aufgabe. Die letzten 20 Prozent wird außer dir also vermutlich niemand bemerken, da es dabei um Dinge wie Formatierung, Bebilderung etc. geht, trotzdem sind gerade diese „Kleinigkeiten“ wahrliche Zeitfresser. Es ist also wichtig, sich nicht in den Feinheiten zu verlieren, damit man im Umkehrschluss mehr Zeit für etwas Neues hat.

6. Selbstfürsorge zur Förderung der Produktivität

Bei all den Tipps zur Aufgabeneinteilung darf man eines nicht vergessen: Sich selbst! Denn nur ein ausgeschlafener, hydrierter, satter und ausgeglichener Mensch kann sich richtig konzentrieren und seinen Aufgaben die vollste Aufmerksamkeit schenken. Deshalb sollte man immer dafür sorgen, ein angemessenes Schlafpensum einzuhalten, genügend Wasser zu trinken, sich gesund zu ernähren und auf sein persönliches Wohlbefinden zu achten. Dann geht die Arbeit gleich mit links.

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